I miei apprendisti più a digiuno non sanno che esiste PowerPoint ma hanno idea di cosa sia Excel. O meglio, della complessità di questo programma. Sanno che lo usa il geometra, l’amministratore, il commercialista e chiunque abbia a che fare con i conteggi.

Hanno visto a volte all’opera questi professionisti e ancora si chiedono come abbiano fatto a fare “quelle cose”.

“Quelle cose” sono i conti automatici. Ecco, questo non sanno gli apprendisti: Excel fa i conti in automatico, in base alle istruzioni che gli diamo noi. Excel ci permette di non ripetere numerose volte le stesse operazioni; ci permette di cambiare al volo dei valori senza alterare tutti i conteggi; ci permette di costruire grafici basati sui nostri fogli di calcolo.

Excel è un programma che fa parte del pacchetto Microsoft Office. 

Per aprirlo dovete cliccare Start (Avvio) in angolo in basso a sinistra dello schermo. Cliccate su “Microsoft Office Excel” dalla lista che vi aprirà.

Se non lo avete già visibile come nella figura qui a sinistra, dovete cliccare prima su “Tutti i programmi” (o “Programmi”), sempre all’interno della lista che vi si apre dopo aver cliccato Start, e poi cliccando sulla cartella “Microsoft Office”. Dentro “Microsoft Office” c’è anche Excel, cliccateci sopra col tasto sinistro del mouse e si avvierà Excel.

L’icona di Excel è un foglio con dei rettangolini verdi e una “X” verde.

Excel lavora su fogli di calcolo.

I fogli di calcolo non sono altro che tabelle con moltissime righe e moltissime colonne.

Le tabelle sono fatte per essere riempite come ci pare e piace ma non dobbiamo certo riempire tutti gli spazi.. solo quello che ci serve.

La figura in basso rappresenta un foglio di calcolo Excel, una grande tabella con righe e colonne. La tabella è formata da celle. Nella figura in basso una cella è stata colorata di giallo.

Con Excel si ragiona come a battaglia navale, individuando le celle con le coordinate riga-colonna. Ad esempio, la cella gialla in cui c’è scritto CELLA nella figura sopra, è nella “colonna D – riga 3”.

Possiamo aprire numerosi fogli di calcolo all’interno dello stesso progetto. Ad esempio il commercialista avrà un progetto intitolato “redditi 2011” composto da un foglio di calcolo chiamato “Entrate”, un foglio di calcolo chiamato “Uscite”, un foglio di calcolo chiamato “Ammortamenti”. E così via.

Tutti i fogli di calcolo di uno stesso progetto sono collegati tra loro ed i dati sono condivisi.

Nella figura a sinistra cerchiati in rosso si possono vedere 3 fogli di calcolo con un nome generico (foglio1, foglio2, foglio3).

Si può passare da un foglio ad un altro semplicemente facendo click col tasto sinistro del mouse sopra le linguette col nome del foglio quelle, per intenderci, che sono dentro al cerchio rosso nella figura.

I fogli di calcolo si possono rinominare. Ad esempio nella figura a sinistra ho chiamato Dati e Grafico quello che prima era foglio1 e foglio2.

Per rinominare si deve andare sopra la linguetta con il titolo del foglio (foglio1 ad esempio), fare click col tasto destro del mouse e poi cliccare Rinomina col tasto sinistro.

La linguetta con su scritto foglio1 diventerà nera o blu scuro e significa che siete pronti per scrivere da tastiera il nuovo nome.

Finito di scrivere il nuovo nome, cliccate col sinistro del mouse in un punto qualsiasi al di fuori  e vedrete le vostre modifiche applicate.

Per creare un nuovo foglio da aggiungere al nostro progetto Excel, si deve cliccare col tasto sinistro del mouse sopra la linguetta in basso al foglio di calcolo che ha come icona un rettangolino con una specie di stelletta, come nella figura qui a sinistra, cerchiato in rosso.

Facendoci click sopra, si aggiungerà un nuovo foglio. Io nell’esempio ho aggiunto foglio4, foglio5 e foglio6.

Se desideriamo cancellare un foglio il procedimento è analogo al Rinomina.

Se ho creato 6 fogli di calcolo, per cancellarli, mi metto sulla linguetta col nome del foglio (ad esempio foglio6), faccio click col tasto destro del mouse e poi scelgo Elimina dalla lista dei comandi che appariranno.
Faccio click col tasto sinistro del mouse sopra Elimina e il foglio verrà cancellato dal progetto Excel.