La potenza di Excel consiste nel fare automaticamente conteggi anche complessi su un numero elevatissimo di dati. Excel possiede un elenco di funzioni matematiche, statistiche e logiche che possiamo utilizzare per fare tutti i calcoli che vogliamo. Anzi, per farli fare al programma.

Veniamo subito al dunque parlando del tasto per richiamare una funzione da utilizzare. 

Facciamo un esempio pratico di calcolo e utilizzo del tasto funzione.

Vogliamo calcolare l’età totale delle persone elencate nella colonna A. Il totale sarà inserito nella cella B8 (ossia la cella che si trova nella colonna B e riga 8).

Clicchiamo col tasto sinistro del mouse sul tasto funzione per trovare la SOMMA.

Comparirà una finestra, chiamata Inserisci funzione.

Perchè l’elenco delle funzioni sia completo, dovete verificare che la casella dentro il cerchio rosso nella figura a lato, abbia la scritta “Tutte”. Se così non fosse, mi raccomando di cliccare sulla freccettina a destra di quella casella e di scegliere “Tutte” dall’elenco che vi appairà (per scegliere “Tutte” basta andarci sopra col mouse e fare click col sinistro).

Fatto? Bene allora adesso concentriamoci sulla parte inferiore della finestra Inserisci funzione, dove c’è scritto Selezionare una funzione.

Sono elencate tutte in ordine alfabetico. Se vogliamo fare una somma allora dobbiamo scegliere la funzione SOMMA.
Scorriamo l’elenco finchè non l’abbiamo trovata, andiamoci sopra col mouse e facciamo click col sinistro.

Vi si aprirà la finestra Argomenti funzione per impostare la funzione scelta, in questo caso la SOMMA. Dovremo infatti specificare ad Excel cosa deve sommare.  Argomenti funzione e come si è modificato il foglio di calcolo dopo aver scelto la funzione da inserire.

Nella casella accanto al tasto funzione è comparsa la scritta SOMMA, nella casella dove vogliamo inserire il TOTALE sono comparse delle coordinate e così nella casella Num1 della finestra Argomenti funzione.

Cosa dobbiamo fare a questo punto?

Occupiamoci di dire a Excel cosa deve sommare.

Nella finestra Argomenti funzione, dobbiamo cliccare il rettangolino che ho cerchiato in rosso nella figura precedente. Questo è il comando per dare il via alla selezione delle celle da sommare, ossia l’area di calcolo.

Fate click sopra quel rettangolino col tasto sinistro. La finestra Argomenti funzione si rimpicciolirà.

Dentro sono proposte delle coordinate ma voi ignoratele, dovete ancora specificare ad Excel cosa vi interessa fare. Invece lasciate la finestrella lì dov’è e mettetevi sulla colonna età.

Fate click col tasto sinistro del mouse sul primo elemento della colonna età.

La cella selezionata verrà automaticamente evidenziata con un bordo tratteggiato.

Noi vogliamo sommare tutti gli elementi della colonna B e quindi dovremo selezionare dalla casella B2 alla casella B7.

Per far questo continuate a tenere premuto il tasto sinistro del mouse e trascinate il mouse verso il basso fino a coprire tutti i dati che vi interessano. le celle che avete scelto saranno contornate da un bordo tratteggiato.

Se sbagliate a prendere le celle, ad esempio perchè includete il titolo della colonna o una cella che non c’entra niente, non preoccupatevi, potete ricominciare con la selezione cliccando nel punto desiderato e continuando a tener premuto il tasto sinistro del mouse trascinando in giù. Esattamente come prima.

In tutto questo frangente le caselle di Argomenti funzione e della funzione SOMMA si saranno automaticamente aggiornate senza che voi ci abbiate scritto sopra.

Finita la scelta dell’area di calcolo, ritorniamo ora alla finestra Argomenti funzione che non è mai stata chiusa ma è rimasta ad aspettarvi. 

Esiste anche un tasto che serve a farvi ritornare indietro alla finestra iniziale della SOMMA, in modo da ultimare tutte le impostazioni. Cliccateci sopra col tasto sinistro del mouse.

La finestra Argomenti Funzione  si chiuderà e ritroverete la finestra precedente.

Accanto a Num1 vedrete comparire le coordinate che avete specificato voi: la colonna B dalla riga 2 alla riga 7, appunto da B2 a B7.

Cliccate OK ed è fatta.

Ecco comparire nella cella desiderata il nostro totale.

E se mi sbaglio e mi accorgo che l’età che ho inserito è sbagliata o voglio aggiungere una persona o togliere una persona? Niente paura, Excel è fatto apposta. Ricalcola tutto automaticamente senza che dobbiate rifare i conti.

Supponiamo che Maria abbia 60 anni e non 12 anni. maria è la cella B5.

Nella figura a lato ho modificato l’età di maria e ho scritto 60. Poi ho fatto clik in un punto qualunque del foglio Excel e la casella del totale si è aggiornata automaticamente al nuovo valore.